El passat 27 d’abril el Tribunal Superior de Justícia de Madrid va emetre Auto mitjançant el qual suspenia de manera cautelar la Instrucció de la Direcció General de Registres i Notariat (DGRN), de 12 de febrer de 2015, sobre la legalització dels llibres dels empresaris en aplicació de l’article 18 de la Llei 14/2014, de recolzament als emprenedors i la seva internacionalització.
Aquest auto judicial, del qual ja es va informar en la Circular nº 8/2015, venia a dir que si bé la legalització de llibres té com a objectiu dotar d’una major seguretat jurídica al tràfic mercantil, aquesta s’ha d’efectuar amb les garanties suficients.
Aquestes garanties, en aquell moment encara no previstes, estaven a la espera de ser desenvolupades en una posterior instrucció que finalment ha publicat la DGRN del Ministeri de Justícia amb data 8 de juliol de 2015.
Aquesta Instrucció clarifica, finalment, alguns aspectes de la legalització de llibres telemàtica, procurant que el trànsit des de l’anterior sistema al vigent sigui el més flexible i senzill possible, tant per als empresaris obligats com per als registradors mercantils responsables de la seva gestió i per a això es dicten una sèrie d’instruccions que resumim a continuació:
- Mesures generals de seguretat en el tractament dels fitxers electrònics de llibres presentats telemàticament a la seva legalització.
Els fitxers seran objecte d’esborrat immediatament una vegada que el registrador hagi expedit la certificació de legalització i, en cas que s’hagi qualificat la presentació com defectuosa i no hagi estat objecte d’esmena, quan caduqui l’assentament de presentació.
- Seguretat dels fitxers corresponents als llibres remesos sense xifrar.
El registrador mercantil és responsable dels fitxers generats per a la legalització i ha d’adoptar les mesures necessàries, d’índole tècnica i organitzativa que garanteixin la seguretat de les dades de caràcter personal amb grau de seguretat mitjà com a mínim i preservar el secret dels esmentats fitxers mentre romanguin en el seu poder.
A l’efecte del que estableix l’art. 327 LEC en matèria de prova, l’empresari interessat, persona individual o jurídica ha de conservar un suport informàtic d’idèntic contingut i format que els fitxers corresponents als llibres presentats a legalització .
- Opció de xifrat dels fitxers pel sistema de xifrat de clau simètrica.
L’empresari, per raons de major confidencialitat i de seguretat dels arxius, podrà optar per no remetre en obert els fitxers de la legalització, per a això podrà utilitzar sobre cada fitxer que es vulgui xifrar uns algoritmes de xifrat.
A aquests efectes, es posarà a disposició dels interessats, per al seu ús gratuït al web registradores.org, l’aplicatiu que permet l’encriptació dels fitxers i la generació de la clau secreta que l’interessat ha de custodiar.
- Actuacions de les entitats prestadores de serveis de certificació com a tercer de confiança.
Per presentar els fitxers xifrats es podrà utilitzar si es desitja el sistema de xifrat amb doble clau, pública i privada que posin a disposició dels usuaris les entitats prestadores de serveis de certificació de signatura electrònica reconeguda i actuant aquestes com tercer de confiança.
- Llibres Legalitzats en blanc que continguin assentaments relatius a exercici posterior al 29 setembre 2013.
Els llibres legalitzats en blanc (siguin d’actes, de registre de socis o d’accions nominatives o altres), que continguin assentaments relatius a un exercici iniciat després del 29 de setembre de 2013 i tancat no més tard del dia 31 de desembre de 2014 que no hagin estat traslladats a un nou llibre en format electrònic, no necessiten ser presentats de nou a legalització.
- Presentació en el Registre Mercantil.
La legalització dels llibres de la societat en els termes que preveu aquesta Instrucció es pot fer de manera conjunta, de tots els llibres en un mateix acte o per separat, i pot xifrar tots o només algun d’aquells.
Per a més detall, adjuntem l’enllaç de la publicació al BOE d’aquesta Instrucció.
Per qualsevol aclariment, consulti amb els assessors del departament Fiscal del nostre despatx. 93.872.27.38
